Λειτουργία Ψηφιακής Πύλης e-Αιτήσεων (DocuGate)

Ενημερώνουμε την πανεπιστημιακή κοινότητα ότι έχει τεθεί σε λειτουργία η νέα Ψηφιακή Πύλη e-Αιτήσεων (DocuGate), μέσω της οποίας οι ενδιαφερόμενοι δύνανται να υποβάλουν ηλεκτρονικά υποποιημένες αιτήσεις προς τις Διοικητικές Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.

Η Ψηφιακή Πύλη e-Αιτήσεων υποστηρίζει την εξ αποστάσεως υποβολή μιας αίτησης από οποιοδήποτε σημείο, την αυτόματη πρωτοκόλλησή της στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ) και τη χρέωση στην αρμόδια Υπηρεσία (π.χ. Διεύθυνση Διοικητικού, Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης, Γραμματεία Τμήματος κτλ.). Ο ενδιαφερόμενος μέσω της ψηφιακής πύλης έχει άμεση ενημέρωση για τον αριθμό πρωτοκόλλου, την πορεία της αίτησης και την απάντηση της αρμόδιας Υπηρεσίας. H ψηφιακή πύλη διαθέτει απλό και λειτουργικό περιβάλλον στα πρότυπα του GOV.GR, καθώς επίσης και ατομική ψηφιακή θυρίδα αποθήκευσης προσωπικών εγγράφων και ιστορικού αιτήσεων για τον κάθε χρήστη.

Προς το παρόν στην ψηφιακή πύλη e-Αιτήσεων του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων έχουν ενταχθεί δύο κατηγορίες αιτήσεων:

1. Αιτήσεις Προσωπικού
2. Φοιτητικές Αιτήσεις

Σχεδιάζεται μελλοντικά να ενταχθεί και μια ακόμη κατηγορία, Αιτήσεις πολιτών εκτός πανεπιστημιακής κοινότητας (π.χ. αιτήσεις παραχώρησης συνεδριακών αιθουσών, αθλητικών εγκαταστάσεων κτλ.).

Ειδικότερα για το προσωπικό του Ιδρύματος είναι διαθέσιμες οι ακόλουθες αιτήσεις:

1. Υποβολή δικαιολογητικών για αποζημίωση μετακίνησης εκτός έδρας (προς τη Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης)
2. Αίτηση για Βεβαίωση Υπηρεσίας/Πιστοποιητικού Υπηρεσιακών Μεταβολών (προς τη Διεύθυνση Διοικητικού)
3. Ενημέρωση υπηρεσιακού φακέλου (προς τη Διεύθυνση Διοικητικού)
4. Αίτημα υποστήριξης/διόρθωσης βλάβης (προς τη Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών)

Για την υποβολή των παραπάνω αιτήσεων ο ενδιαφερόμενος:

1. Επισκέπτεται την Ψηφιακή Πύλη στο σύνδεσμο: https://dms-forms.uoi.gr και πραγματοποιεί Σύνδεση, για ταυτοποίηση με τον ακαδημαϊκό του λογαριασμό (μέσω sso).
2. Από το σύνδεσμο Αιτήσεις Προσωπικού επιλέγει την επιθυμητή αίτηση και ενημερώνεται για τα απαραίτητα δικαιολογητικά που πρέπει να την συνοδεύουν.
3. Συμπληρώνει την αίτηση σε μορφή φόρμας, επισυνάπτει τα απαιτούμενα δικαιολογητικά και υποβάλλει την αίτηση.
4. Ενημερώνεται άμεσα για τον αριθμό πρωτοκόλλου της αίτησης και σε επόμενο χρόνο για την χρέωση και την απάντηση της αίτησης από την υπηρεσία.
5. Λαμβάνει την απάντηση της υπηρεσίας μέσα στην Ψηφιακή Πύλη ως ακριβές αντίγραφο ψηφιακά υπογεγραμμένο από την υπηρεσία.

Για οποιαδήποτε συμπληρωματική πληροφορία ή διευκρίνιση αναφορικά με τις φόρμες των αιτήσεων και την ορθή συμπλήρωση των στοιχείων, παρακαλούμε όπως επικοινωνείτε με τις αρμόδιες υπηρεσίες.

Ειδικότερα, για την αποζημίωση μετακίνησης εκτός έδρας, σας γνωστοποιούμε ότι αναλυτικές οδηγίες που αφορούν στη διαδικασία υποβολής καθώς και τα επικαιροποιημένα έντυπα προς συμπλήρωση (έντυπο ατομικών στοιχείων, ημερολόγιο κίνησης) βρίσκονται αναρτημένα στην ιστοσελίδα του Ιδρύματος: Πανεπιστήμιο --> Έντυπα Διοικητικών Υπηρεσιών (https://uoi.gr/panepistimio/entypa-dioikitikon-ypiresion/), στην ενότητα Έντυπα Οικονομικής Διαχείρισης --> Έντυπα για αποζημίωση μετακίνησης.

Για τεχνικά ζητήματα αναφορικά με την ψηφιακή πύλη e-Αιτήσεων (dms-forms.uoi.gr) μπορείτε να επικοινωνείτε με το διαχειριστή της πλατφόρμας, Ιωάννη Κυριακίδη (Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε., τηλ. 7155). Για την καλύτερη εξυπηρέτηση των αιτημάτων τεχνικής υποστήριξης σε θέματα ΣΗΔΕ (DocuTracks) και ψηφιακής πύλης e-Αιτήσεων (DocuGate) συστήνεται η επικοινωνία με τον αρμόδιο διαχειριστή να γίνεται μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης αιτημάτων (ticketing system): https://support.it.uoi.gr/ ή εναλλακτικά μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε..

Τέλος, όσες Υπηρεσίες επιθυμούν να τυποποιήσουν δικές τους αιτήσεις/διαδικασίες και να τις εντάξουν στη νέα ψηφιακή πύλη e-Αιτήσεων, μπορούν να το κάνουν αποστέλλοντας, μέσω ΣΗΔΕ ή μέσω του https://support.it.uoi.gr/, σχετικό αίτημα προς το Τμήμα Μηχανογράφησης της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης και Δικτύων, με τίτλο “Αίτημα υλοποίησης αίτησης στην ψηφιακή πύλη DocuGate”.

Ο Αντιπρύτανης Διοικητικών και Οικονομικών Υποθέσεων

Καθ. Ιωάννης Δ. Λεονάρδος